“Bagaimana cara pengoperasian mesin fotocopy yang baik dan benar?” Jika Anda baru pertama kali menggunakan mesin fotokopi maka wajar pertanyaan tersebut muncul dalam benak. 

Kemungkinan besar Anda menemukannya di tempat kerja baru atau di tempat perkuliahan. Tentunya Anda ingin melakukan yang benar agar tidak ada kesalahan pada mesin fotokopi serta dokumen yang dicetak. 

Kalau begitu Anda berada di tempat yang tepat karena CV. Citra Kencana Abadi sudah mengumpulkan informasi penting tentang cara pengoperasian mesin fotocopy dengan benar. Informasi di artikel ini terbagi menjadi 3 bagian besar supaya Anda dapat lebih mudah memahaminya. Jadi apakah Anda sudah siap belajar? Mari mulai pembahasannya! 

Apa Saja Kegunaan Mesin Fotocopy?

Kegunaan setiap mesin fotokopi tentu sudah jelas yaitu untuk meng-copy atau menggandakan dokumen yang diinginkan. Namun beberapa fotokopi saat ini tidak hanya bisa digunakan untuk menggandakan. 

Ada juga mesin fotokopi yang bisa melakukan scanning atau pemindaian, mengirim dan menerima dokumen, serta melakukan pencetakan. Berikut masing-masing penjelasannya. 

1. Menggandakan Dokumen

Melakukan penggandaan dokumen dalam mesin fotokopi tidak sulit seperti yang Anda bayangkan. Jika Anda perhatikan baik-baik, terdapat panel layar sentuh dan tombol copy function yang ada di dalam mesin fotokopi. Kedua menu tersebutlah yang bisa membantu Anda memerintahkan mesin untuk mulai menggandakan dokumen. 

Baca Juga: Cara Fotocopy KTP Bolak Balik yang Tidak Rumit

2. Mengirim dan Menerima Dokumen

Pengiriman dan penerimaan dokumen dari mesin fotokopi secara umum bisa dilakukan melalui beberapa media seperti: 

• I-Fax 
• Fax
• E-mail
• File Server
• Memori USB atau media penyimpanan lainnya

Proses ini tentu kembali lagi kepada masing-masing tipe dan kemampuan mesin fotokopi yang dimiliki. 

Jika fitur di dalam mesin fotokopi yang Anda miliki lengkap maka semua media yang sudah disebutkan di atas bisa digunakan. Bahkan terdapat menu yang bisa Anda gunakan untuk mengirimkan dokumen ke beberapa media sekaligus. 

Baca Juga: Cek 3 Cara Scan Dokumen Dari Mesin Fotocopy Ke Komputer

3. Mencetak Dokumen

Teknologi canggih yang sudah terpasang dalam mesin fotokopi memampukan Anda mencetak dokumen dengan sangat mudah. Jadi tidak perlu lagi repot-repot memindai dokumen terlebih dahulu. Anda bisa mencetaknya melalui 2 cara yaitu: 

• Menggunakan memori USB
• Mencetak langsung dari komputer yang terhubung dengan mesin fotokopi tersebut. 

Panduan Menggandakan Dokumen dengan Fotokopi Canon

Supaya Anda makin mengerti bagaimana cara menggandakan dokumen, mari ambil contoh pengoperasian mesin fotokopi dari Canon. Sebelum bisa mengoperasikannya dengan baik, Anda perlu menyalakan mesin fotokopi terlebih dahulu. Jika sudah mari langsung ikuti langkah-langkahnya di bawah ini. 

1. Langkah Menggandakan Dokumen

Umumnya setiap mesin fotokopi memiliki buku panduan pemakaian yang bisa Anda ikuti dengan mudah. Jika Anda belum pernah membacanya, berikut telah dirangkum langkah-langkah menggandakan dokumen yang diinginkan: 

1. Tekan tombol “Copy”.
2. Ada dua cara bagi Anda untuk membuat dokumen terbaca. Pertama dengan Automatic Document Feeder dan pemindaian yang berada di tengah mesin. 
3. Atur jumlah kopi yang ingin Anda lakukan di bagian paling atas kanan layar panel. 
4. Atur juga mode penggandaan melalui menu “Special Features” yang ada di bagian bawah kanan layar panel. 
5. Tekan tombol angka untuk memerintahkan mesin melakukan penggandaan sesuai jumlah yang Anda inginkan. Jika jumlah yang Anda masukkan salah, langsung saja tekan “C” alias Clear untuk mengulang menekan tombol angka. 
6. Tekan tombol “Start”. 

2. Memahami Fitur-Fitur Dasar Dalam Menggandakan Dokumen

Masih ada banyak hal yang bisa Anda lakukan dengan mesin fotokopi Canon. Pengaturannya juga tidak hanya sekadar perintah penggandaan tetapi Anda bisa mengubahnya menjadi cetak 2 sisi, memperbesar atau memperkecil, dan lain sebagainya. 

Coba perhatikan fitur dasar lainnya yang dimiliki oleh mesin fotokopi Canon: 

• Dapat memilih ukuran kertas sesuai yang diinginkan.
• Dapat mengatur kejelasan dan kualitas dokumen yang ingin dicetak atau dikirim. 
• Dapat memperbesar atau memperkecil dokumen.
• Dapat memilih pencetakan tulisan dokumen apakah hanya pada satu sisi atau keduanya. 
• Dapat menggunakan “The Finishing Modes” untuk melakukan berbagai pengelompokan, atau pencetakan dokumen sesuai urutan yang ada. 

Panduan Mengirim dan Menerima Dokumen Pada Mesin Fotokopi Canon

Fitur pengiriman dan penerimaan dokumen dalam mesin fotokopi hanya dilakukan dalam beberapa sentuhan jari di layar panel. Ketika Anda sudah mengenali menu-menu yang ada di dalamnya maka mengirim dan menerima dokumen akan sangat mudah dilakukan. Coba ikuti cara melakukannya berikut ini. 

1. Persiapan Mengirim dan Menerima Dokumen

Meski mudah melakukannya Anda perlu mengetahui beberapa informasi penting yang harus ada dalam dokumen seperti: 

1. Nomor fax Anda
2. Nama pribadi atau perusahaan Anda
3. Tanggal dan waktu jelas proses transmisi.

Kemudian Anda perlu melakukan 2 tahapan yang tidak kalah penting dalam memastikan pengiriman dan penerimaan dokumen berjalan lancar, yaitu: 

• Mengatur saluran telepon yang terhubung dengan mesin fotokopi. Namun sebelum melakukan pengaturan, coba periksa dahulu saluran mana yang terhubung. Apakah dari tombol putar atau jenis nada sentuh. Jika sudah ketemu, barulah Anda bisa memulai pengaturan sesuai saluran telepon yang diinginkan.
• Mendaftarkan catatan pengiriman. Maksudnya memastikan informasi yang harus ada di dalam dokumen sudah tertera setiap kali proses pengiriman dan penerimaan dimulai. 

2. Cara Mudah Mengirim Dokumen

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa pengiriman dokumen bisa dilakukan dengan beberapa media seperti e-mail, I-fax, fax, memori USB, dan file server. Namun tidak semua media akan dibahas cara pengiriman dokumennya. 

Kali ini Anda hanya akan diajak memahami cara mengirimnya dengan e-mail. Ikuti langkah-langkahnya di bawah ini: 

1. Letakkan dokumen yang ingin Anda kirimkan.
2. Tekan tombol berbentuk kertas pesawat yang menandakan pengiriman. 
3. Pilih menu “New Address” untuk menambahkan alamat baru. Kemudian pilih “E-mail”. 
4. Masukkan alamat yang Anda tuju dengan maksimal karakter berjumlah 120. 
5. Pilih “OK” untuk menyelesaikan penambahan alamat. 
6. Pilih menu yang bertuliskan “Details” untuk memastikan alamat yang dituju. 
7. Pilih menu “Scan Settings” untuk mengatur pengaturan dalam pemindaian dokumen. 
8. Pilih menu “Send Settings” kemudian masukkan informasi lain seperti nama dokumen, subjek, dan pesan yang hendak Anda kirimkan. 
9. Tekan tombol dengan simbol “Start” untuk mulai memindai dokumen serta melakukan proses pengiriman.  

3. Cara Menerima Dokumen yang Dikirimkan

Penerimaan dokumen bisa Anda lakukan dengan langkah-langkah berikut; 

• Dokumen yang diterima akan membuat indikator lampu dari “Processing/Data indicator” menyala kedap-kedip dengan warna hijau. 
• Ketika penerimaan selesai maka lampu indikator akan menyala tanpa kedap-kedip. Hal ini juga menandakan bahwa dokumen sudah tersimpan dengan baik dalam memori mesin fotokopi. 
• Ketika proses penerimaan selesai, mesin fotokopi biasanya akan langsung mencetak dokumen agar Anda mengetahui ada pesan baru yang masuk. 

Demikian informasi lengkap seputar cara pengoperasian mesin fotocopy yang baik dan benar. Langsung saja buka artikel ini ketika Anda ingin mengoperasikannya. Semoga informasi di atas membantu Anda untuk setidaknya memahami cara kerja dasar mesin fotokopi khususnya Canon. 

Apakah Anda jadi tertarik melakukan pembelian mesin fotokopi Canon? Anda bisa langsung mencari dan cek harga mesin fotokopi Canon di CV. Citra Kencana Abadi. Semua jenis mesin fotokopi Canon tersedia serta bisa Anda pilih sesuai budget dan kebutuhan. Hubungi tim CV. Citra Kencana Abadi sekarang untuk melakukan pemesanan!